IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La gestión documental es uno de los pilares fundamentales en todo ente organizacional, es por esto, que nace la importancia de los archivos y la adecuación del mismo en cada dependencia para sus debida tramitología. Desde hace muchos años, o aún mejor desde la historia de la humanidad varias culturas lograron que se aportara a la gestión documental entre ellas, los egipcios, las civilizaciones de Roma y Grecia, los arcadios, Sumerios y Babilonios, a partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo y es por esto que hoy en día, es muy necesario que cada funcionario de cada empresa logre identificar, como cuando y de qué forma  debe organizar la documentación en sus debidos espacios y lugares, el cual le servirá para la toma de decisiones.

Ahora bien se está hablando de los archivos, pero ¿Qué es un archivo? Es un conjunto de documentos, en los cuales de manera plenamente organizada, estructurada, y almacenada están disponibles y sujetos a investigación para quien lo solicite ya sean de tipo público, privados, o privados de interés público. Cuyo según su ciclo vital  se dividen en archivos de gestión, central e histórico, y según sus características y cualidades son económicos, simples, funcionales exactos y técnicos. En este orden de ideas, un archivista se debe caracterizar precisamente por su orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad, sigilo profesional, y concentración. Para que de esta manera, logre los resultados anhelados por la organización.

El archivo se puede clasificar y organizar, de acuerdo a su territorialidad, de la Nación y del Estado; En ese orden de ideas, existen diferentes espacios en donde se pueden depositar o almacenar de manera estructurada que son los archivadores en sus diferentes tipos y lugares. Es por esto, que es de vital importancia que quien lo administre sea muy organizado de tal forma que cuando alguien requiera alguna información tenga mucha agilidad y conozca sitio, espacio y orden en donde reposa cierto documento. En donde se debe tener en cuenta en primera medida, el entorno ambiental que no afecte en ninguna instancia los documentos y que garanticen su permanencia en el tiempo sin ninguna adversidad.

Se puede concluir que los archivos son muy importantes ya que sirven para que los gerentes de las empresas y funcionarios tomen decisiones asertivas y logren a mayor eficiencia el desarrollo de toda actividad en cada una de sus dependencias. En el cual, cada documento que está disponible en cada uno de los archivos están sujetos a investigación por los entes de control y para quien lo solicite en su momento.

Éxitos!!!